S'identifier

Bulletin 18 - Conseils pour un retour au bureau sans stress ni urgences (après des vacances bien méritées)

Ce serait dommage de perdre, dès la première heure de votre retour au travail, les bienfaits de deux semaines (ou plus) de congés bien mérités. 
Comment éviter d’être accueilli par une pile de dossiers urgents, des collègues anxieux de vous parler et une boite aux lettres pleine?

Avant le départ en vacances
Le retour au travail se fera d’autant plus en douceur que le départ en vacances aura été bien préparé.

  • Activation du gestionnaire d’absence avec message personnalisé et une règle qui permet un transfert automatique de courriels importants à des collègues, pendant votre absence.
  • Délégation de mandats clairs à vos collaborateurs, avant votre départ.
  • Ménage de votre boite de réception la veille du départ pour éviter d’accumuler anciens et nouveaux courriels.
  • Pour ceux qui regardent de temps en temps leurs courriels pendant les vacances : avant de partir, créer les dossiers de messagerie suivants :
    - A traiter à mon retour.
    - A classer à mon retour.
  • Si vous êtes souvent en Cc, créer un dossier Cc (si ce n’est pas déjà fait) et assigner une règle de transfert automatique des messages en Cc dans ce dossier. Votre boite de réception sera moins volumineuse au retour. Et les Cc peuvent attendre.

Pendant les vacances. Deux écoles de pensée :

  • Couper complètement avec le monde du travail. Mettre son cerveau à Off. Ne pas consulter ses courriels (mails). Ne pas apporter son Smartphone à la plage ou en randonnée.
  • Si l'accumulation éventuelle de dossiers, courriels… est une source de stress, il est préférable, soit de faire un bref intermède travail à mi- vacances (à distance), soit se remettre dans le bain (toujours à distance) durant ses derniers jours de vacances.

Au retour des vacances

  • Revenir de vacances 1 ou 2 jours à l’avance et non la veille du retour au travail.
  • Consulter sa messagerie à distance la veille pour trier les courriels dans la boite de réception : 
       - Supprimer immédiatement les courriels inutiles afin de ne conserver que ceux qui méritent une attention
       - Assigner un drapeau de suivi (Outlook, Notes, Google, GroupWise) selon le degré de priorité de traitement : demain, dans la semaine…
  • Faire un survol rapide des messages dans votre dossier Cc pour voir si certains méritent une lecture dans les prochains jours. Éventuellement, leur assigner un drapeau de suivi.
  • Si vous gérez une équipe : garder la 1e heure disponible pour vos collaborateurs. Cela pourrait les froisser de voir votre porte close dès votre retour de congé.
  • Si vous avez un (e) adjointe, prévoir une rencontre de planification dans la matinée pour mise à jour des informations, faire le tour des dossiers et établir les priorités.
  • Après une période prolongée de recul, c’est un moment privilégié pour revoir ses objectifs professionnels et personnels de l’année en cours (Réf. Bulletin 1). Je recommande de les inclure dans votre calendrier (Outlook, Notes, Google Agenda), en date du 01 janvier (avec une périodicité annuelle). Cela permet de les retrouver rapidement.
  • Mettre à jour les plans d’actions (Réf. Bulletin 2) correspondants dans le dossier Tâches (les numéroter comme les objectifs. Ex. Objectif 01; Plan d’action 01). 
  • Noter les idées innovatrices que votre cerveau reposé aura générées spontanément. Nouveaux projets, solutions inédites à des problèmes non résolus, nouveaux contacts, amélioration des méthodes et outils de travail, compétences à développer, orientations stratégiques…
Inscription au bulletin
Conseils de l'Expert
Prochaines formations
publiques

Vous pouvez consulter le nouveau site de l’Institut de Gestion du Temps
En cliquant sur le lien suivant: www.gamonnet.ca