S'identifier

Bulletin 3 - Savoir prioriser ses tâches et projets

Comment identifier ses vraies priorités parmi les tâches quotidiennes, les demandes des autres, les imprévus et les urgences ?

Comment rester concentré sur ses priorités, tel un capitaine de navire qui garde son cap dans la tempête ? 

Prioriser veut dire 2 choses :

  1. Classer ses tâches, projets, dossiers, demandes en ordre de : importance, urgences, chronologie d’exécution…
  2. Faire des choix parmi toutes les choses à faire car il y n’y a pas assez de ressources disponibles : temps, budget, personnes disponibles, compétences requises, équipements nécessaires.

Question à se poser pour définir le degré d’urgence :

  • quelle est l’échéance à rencontrer (date de livraison) ?
  • est-elle négociable ?
  • quelle charge de travail cela représente-t-il (durées des tâches) ?
  • quelles ressources faut-il mobiliser et quand sont-elles disponibles (délais à prévoir) ?
  • quelle est votre disponibilité réelle compte-tenu de votre charge de travail actuelle  ?
  • quelle marge de sécurité faut-il se garder pour les imprévus et urgences ?

Question à se poser pour définir le degré d’importance :

  • qui est le demandeur ?
  • est-ce vraiment essentiel, nécessaire, doit être fait ?
  • Quelle sont les conséquences, impacts de ne pas le faire ?
  • quelles est la contribution à l’atteinte des objectifs de la semaine, du mois, du trimestre… ?
  • Quelle est la valeur ajoutée ?

Quelles options peut-on offrir au demandeur si les ressources sont insuffisantes :

  • je peux vous livrer un résultat partiel à l’échéance demandée
  • je peux vous livrer le résultat souhaité mais à une échéance ultérieure
  • je peux vous livrer le résulat souhaité à l’échéance demandée si je peux obtenir de l’aide ou qu’on puisse envoyer le travail à l’extérieur (donc avec un coût supplémentaire)
  • quelle option préférez-vous ?
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