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Bulletin 7 - Gérer les imprévus et les urgences

Pourquoi est-ce difficile de gérer votre temps ? À cause des nombreux imprévus et des urgences, me répondent inlassablement les participants à mes sessions de formation, conférences et coaching personnalisé. 
Est-ce une fatalité ?

Non, mais la conjonction de plusieurs facteurs :

  • Nous vivons dans une société qui valorise l’instantané, le court terme, la satisfaction immédiate des besoins au détriment du long terme.
  • Nous ne savons plus et ne voulons plus attendre. Il nous faut une réponde immédiate à nos demandes et courriels.
  • Nos outils de communication : BlackBerry, iPhone, Facebook, Twitter…ne font qu’aggraver cette Tyrannie de l’urgence, pour reprendre l’expression de Zaki Laïdi (voir le livre du mois)
  • Le manque de planification, de vision à long terme. Même nos dirigeants ne semblent plus y croire. Tout ce qui dépasse 12 mois semble flotter dans l’inconnu.

Peut-on lutter contre ce fléau qui cause tant de stress voir de détresse dans nos organisations ?

Quelques pistes de solutions :

  • Rien ne vous oblige à imiter vos collègues qui courent comme des dératés. C’est une question de choix.
  • Apprendre aux autres à patienter. À différer la satisfaction de leurs désirs. Le repas n’en sera que meilleur, votre réponse plus intelligente, le service rendu plus complet.
  • Vous tenez absolument à avoir une réponse immédiate ? Il faudra vous satisfaire d’une brève réponse peu documentée. D’une pizza cuite en 30 secondes. C’est tellement meilleur et croustillant après 5 minutes de cuisson au four à bois !
  • Est-ce que cela ne peut pas attendre quelques heures ? Sincèrement, qu’est-ce que cela changerait ?
  • Avoir une planification très flexible pour intégrer les imprévus et urgences quotidiennes.
  • Ne pas coller les rendez-vous, réunions, les déplacements les uns après les autres.
  • Analyser les causes des imprévus et urgences les plus fréquents.
  • Pouvez-vous agir en amont auprès de ceux qui créent les imprévus et urgences ? Les prévenir : je suis en train de planifier ma journée. Quelles sont vos urgences pour aujourd’hui ?
  • Accepter que travailler dans une organisation implique une certaine dépendance aux autres, une perte de contrôle d’une partie de son temps. Si cela vous est intolérable, il faudra songer à travailler à votre compte. De choisir vos imprévus et urgences.
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