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Gérez un volume élevé de courriels avec Notes

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Clientèle visée
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  • Toute personne qui utilise au quotidien la messagerie (courriels) pour communiquer avec Lotus Notes
  • Assistantes, secrétaires de direction qui gèrent les boîtes aux lettres de leurs supérieurs
  • Managers, représentants sur la route qui gèrent leurs mails Lotus Notes via un téléphone intelligent, iPhone, BlackBerry, tablette…
Objectifs
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  • Devenir beaucoup plus efficace dans la gestion de ses mails avec Lotus Notes
  • Réduire le temps consacré à la gestion des mails
  • Adopter les meilleures pratiques de gestion des mails : rédaction, classement, archivage, ménage
  • Maîtriser les fonctionnalités de Lotus Notes pour gérer : sa boîte de réception, boîte d’envoi, brouillons, favoris, archivage, création de modèles
  • Exploiter le plein potentiel de la version de Lotus Notes que vous utilisez au travail
  • Organiser ses dossiers et classer les messages reçus et envoyés
  • Retrouver rapidement des messages avec les fonctions de recherche et recherche avancée
  • Faire un ménage régulier, conserver ou non, archiver automatiquement ou manuellement
  • Rédiger un guide corporatif de gestion des mails avec Lotus Notes destiné à tous les usagers de l’entreprise
Exercices individuels et en équipe
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  • Démonstrations structurées par le formateur dans la version Lotus Notes utilisée par les participants
  • Mises en pratique individuelles et en équipe
  • Quelles règles d’équipe établir dans l’utilisation de la messagerie Lotus Notes
Format et durée
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  • Formations publiques offertes par www.gamonnet.com
  • Formations en entreprise (chez le client) : un jour (version intensive), deux jours (version approfondie avec plus de travaux pratiques)
  • Conférence : 60 à 90 minutes
  • Langues : français et anglais
 
Stratégie de formation
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Préparation
  • Questionnaire d’analyse : profil de la clientèle, types de projets gérés et besoins prioritaires.
  • Dossier de préparation destiné aux participants : autodiagnostic et expression des besoins individuels. (voir l’autodiagnostic en pièce jointe format PDF et les dossiers de préparation).
 
Apprentissage
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  • Stage (atelier) de formation intensif avec exercices pratiques individuels et en équipe.
  • Il est suggéré aux participants d'apporter leur ordinateur portable, tablette pour prendre des notes. Facultatif pour certains programmes. Obligatoire pour d’autres.
Formateur expert
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  • Ce programme est animé par François Gamonnet, cofondateur de l'Institut de Gestion du Temps Inc. (Canada et France) et IC FORMATION (Canada), ou l'un de nos conseillers seniors, spécialiste du sujet
  • Vous pouvez consulter son curriculum vitae dans le menu : À Propos – section : Équipe
Références clients
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  • Canada : voir la liste dans le menu : À Propos – section : Clients Canada
  • France : le menu : À Propos – section : Clients France (dont certains en partenariat avec Eikos-Concepts)
Principales formations offertes
programme-formationSérie : Efficacité personnelle et collective
  • Optimisez votre temps avec la Méthode Gamonnet (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Fixez et atteignez 3 types d'objectifs de travail : efficacité, efficience, compétences.
  • Organisez des réunions plus productives et dynamiques (1 jour).
  • Prenez des décisions créatives avec la méthode des 6 chapeaux (Be Bono).
  • Rédigez mieux et plus vite grâce à la méthode de rédaction efficace et Word (1 jour).
  • Gagnez en qualité et en temps grâce à la méthode de rédaction efficace (2 jours).
Série : Être plus efficace avec Outlook
  • Découvrez le potentiel d’Outlook pour gérer son temps, ses projets, courriels, contacts et prises de notes (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Outlook (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Outlook 
    (1 jour).
  • Gérez vos projets avec Outlook (1 jour).
  • Gérez vos relations clients avec Outlook (1 jour).
  • Découvrez le potentiel d'office 365 et Sharepoint.
Série : Être plus efficace avec Notes (IBM)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Notes (IBM)
    (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Notes (IBM)
    (1 jour).
Série : Être plus efficace avec Google Enterprise (Google)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Google Agenda (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Gmail (1 jour).
Série : Être plus efficace avec le Mind Mapping
  • Découvrez le potentiel du Mind Mapping pour générer des idées, structurer et visualiser des informations.
  • Maîtrisez les fonctionnalités du logiciel MindManager et le synchroniser avec Microsoft Office.
Sujets traités (Partie 1)
photo-sujet-traitePartie 1 – Adopter les meilleures pratiques de gestion des mails. Comment :
  • Choisir le mode de communication le plus approprié : téléphoner, se rencontrer, organiser une réunion, échanger des mails ou partager l’information sur des répertoires partagés, intranets, extranets ?
  • Choisir d’envoyer À…, Cc… Cci…
  • Rédiger un Objet précis et orienté vers l’action
  • Rédiger des messages précis, conçis, faciles à lire et sans fôttes !
  • Faire un suivi des messages envoyés et reçus
  • Recevoir et envoyer moins de courriels quotidiennement
Sujets traités (Partie 2)
 Partie 2 : Maîtriser les fonctionnalités de la messagerie Lotus Notes (selon la version utilisée)
  • Créer un nouveau message : choisir À, Cc, Cci, Objet, style du texte, corps du message
  • Insérer au message : fichier, signature, carte de visite, hyperlien, image, autres…
  • Ajouter un degré d’importance, un drapeau de suivi par date, ou personnalisé le classement des courriels à une ou plusieurs catégories
  • Utiliser les options d’envoi : confirmation de lecture…
  • Créer des règles pour classer automatiquement les messages reçus et envoyés
  • Gérer le suivi des messages avec : l’indicateur « Assurer un suivi »
  • Utiliser les différents affichages offerts
  • Archiver automatiquement et manuellement les dossiers
  • Créer des modèles de messages réutilisables
Sujets traités (Partie 3)
Partie 3 : Comment personnaliser Lotus Notes pour répondre à VOS besoins ?
  • Personnaliser La page d’accueil
  • Créer des catégories pour classer les messages
  • Partager son carnet d’adresses personnel avec d’autres personnes
  • S’entendre sur des règles d’équipe sur la gestion des messages et la rédaction d’un guide corporatifs selon les normes de l’entreprise (déontologie, sécurité, codes…)
 
Soutien personnalisé post-formation
  • Télécoaching par courriel (sans limite de temps) : francois@gamonnet.com
  • Bulletin « Conseils de l’Expert » (gratuit, publié tous les 2 mois). Inscription sur la page d’accueil du site www.gamonnet.com
  • Accès en ligne aux meilleures pratiques et fiches techniques (mises à jour régulièrement). Voir le menu : Conseils de l’Expert, réservé à nos clients du site web mentionné ci-dessus
Suivis
  • Suivi 1 sur 3 : Conseils de l’expert pour mettre en pratique ce que vous avez appris (une semaine après la formation)
  • Suivi 2 sur 3 : Quelles bonnes pratiques avez-vous adoptées (un mois après la formation) ?
  • Suivi 3 sur 3 : Quelles améliorations opérationnelles avez-vous obtenues (deux mois après la formation)
Logistique
Logistique FGamonnet.fr
  • Formations en entreprises (chez le client). Voir la section Logistique qui peut être différente selon les programmes de formation dans le site www.gamonnet.com 
  • Formations publiques. Voir la section Logistique qui peut être différente selon les programmes de formation.
Prérequis
prerequis
  • Aucun prérequis
Matériel du participant
  • materielAide-mémoire plastifiés et fiches techniques
  • Manuel pédagogique avec de nombreux conseils pratiques
  • Copie de la présentation PowerPoint au format PDF
  • Conseils en ligne réservés à nos clients. Voir le menu : Conseils de l'Expert du site web www.gamonnet.com
Nombre de participants
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  • Stage (ateliers) de formation : 6 à 15 participants
  • Accompagnement personnalisé : 1 à 3 participants
  • Conférences : jusqu'à 250 personnes
Services conseils
service-conseils
  • Programmes sur mesure en entreprise : durée, contenu, études de cas : mises en situation propres au client
Garantie de satisfaction
garantie
  • Si l'évaluation des participants est inférieure à 80 %, un suivi personnalisé et une action corrective seront proposés au client
Inscription au bulletin
Conseils de l'Expert
Prochaines formations
publiques

Vous pouvez consulter le nouveau site de l’Institut de Gestion du Temps
En cliquant sur le lien suivant: www.gamonnet.ca