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Gérez un volume élevé de courriels avec Outlook

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Clientèle visée
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  • Toute personne qui communique par mails (courriels)
  • Assistantes, secrétaires de direction qui gèrent les boîtes aux lettres de leurs supérieurs
  • Managers, représentants qui gèrent leurs mails via un téléphone intelligent, iPhone, WindowsPhone, BlackBerry, tablette…
Objectifs
  • photo-objectifs-otgmDevenir beaucoup plus efficace dans la gestion de ses mails (courriels)
  • Réduire le temps consacré à la gestion des mails
  • Adopter les meilleures pratiques de gestion des mails : rédaction, classement, archivage, ménage
  • Maîtriser les fonctionnalités d’Outlook pour gérer : sa boîte de réception, boîte d’envoi, brouillons, dossiers de recherche, dossiers favoris, archivage, création de modèles
  • Exploiter le plein potentiel de la version d’Outlook utilisée : 2007, 2010, 2013
Exercices individuels et en équipe
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  • Démonstrations structurées par le formateur dans la version Outlook utilisée par les participants
  • Mises en pratique individuelles et en équipe
  • Quelles règles d’équipe établir dans l’utilisation de la messagerie d’Outlook
 
Format et durée
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  • Formations publiques www.gamonnet.com
  • Formations en entreprise (chez le client) : un jour (version intensive), deux jours (version approfondie avec plus de travaux pratiques)
  • Conférence : 60 à 90 minutes
  • Langues : français ou anglais 
Stratégie de formation
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Préparation
  • Questionnaire d’analyse : profil de la clientèle, types de projets gérés et besoins prioritaires
  • Dossier de préparation destiné aux participants : autodiagnostic et expression des besoins individuels (voir l’autodiagnostic en pièce jointe format PDF et les dossiers de préparation)
Apprentissage
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  • Stage (atelier) de formation intensif avec exercices pratiques individuels et en équipe
  • Il est suggéré aux participants d'apporter leur ordinateur portable, tablette pour prendre des notes. Facultatif pour certains programmes. Obligatoire pour d’autres
Formateur expert
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  • Ce programme est animé par François Gamonnet, cofondateur de l'Institut de Gestion du Temps Inc. (Canada et France) et Innovation Consultants Inc. (Canada), ou l'un de nos conseillers seniors, spécialiste du sujet.
  • Vous pouvez consulter son curriculum vitae dans le menu : À Propos – section : Équipe
Références clients
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  • Canada : voir la liste dans le menu : À Propos – section : Clients Canada
  • France : le menu : À Propos – section : Clients France (dont certains en partenariat avec Eikos-Concepts)
 
Principales formations offertes
programme-formationSérie : Efficacité personnelle et collective
  • Optimisez votre temps avec la Méthode Gamonnet (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Fixez et atteignez 3 types d'objectifs de travail : efficacité, efficience, compétences.
  • Organisez des réunions plus productives et dynamiques (1 jour).
  • Prenez des décisions créatives avec la méthode des 6 chapeaux (Be Bono).
  • Rédigez mieux et plus vite grâce à la méthode de rédaction efficace et Word (1 jour).
  • Gagnez en qualité et en temps grâce à la méthode de rédaction efficace (2 jours).
Série : Être plus efficace avec Outlook
  • Découvrez le potentiel d’Outlook pour gérer son temps, ses projets, courriels, contacts et prises de notes (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Outlook (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Outlook 
    (1 jour).
  • Gérez vos projets avec Outlook (1 jour).
  • Gérez vos relations clients avec Outlook (1 jour).
  • Découvrez le potentiel d'office 365 et Sharepoint.
Série : Être plus efficace avec Notes (IBM)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Notes (IBM)
    (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Notes (IBM)
    (1 jour).
Série : Être plus efficace avec Google Enterprise (Google)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Google Agenda (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Gmail (1 jour).
Série : Être plus efficace avec le Mind Mapping
  • Découvrez le potentiel du Mind Mapping pour générer des idées, structurer et visualiser des informations.
  • Maîtrisez les fonctionnalités du logiciel MindManager et le synchroniser avec Microsoft Office.
Garantie de satisfaction
  • garantie Si l'évaluation des participants est inférieure à 80 %, un suivi personnalisé et une action corrective seront proposés au client
 
Sujets traités (Partie 1)
Partie 1 – Adopter les meilleures pratiques de gestion des mails (courriels). Comment :

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  • Choisir le mode de communication le plus approprié : téléphoner, se rencontrer, organiser une réunion, échanger des mails ou partager l’information sur des répertoires partagés, intranets, extranets ?
  • Choisir d’envoyer À…, Cc… Cci…
  • Rédiger un Objet précis et orienté vers l’action
  • Rédiger des messages précis, concis, faciles à lire et sans fôttes !
  • Faire un suivi des messages envoyés et reçus
  • Recevoir et envoyer moins de courriels quotidiennement
  • Organiser ses dossiers et classer les messages reçus et envoyés   
  • Retrouver rapidement des messages avec les fonctions de recherche et recherche avancée
  • Faire un ménage régulier, conserver ou non, archiver automatiquement ou manuellement
  • Rédiger un guide corporatif de gestion des mails destiné à tous les usagers de l’entreprise
Sujets traités (Partie 2)
Partie 2 : Maîtriser les fonctionnalités de la messagerie dans Outlook (selon la version utilisée)
  • Créer un nouveau message : choisir À, Cc, Cci, Objet, style du texte, corps du message
  • Insérer au message : fichier, élément Outlook, signature, carte de visite, hyperlien, image, Quickpart, autres …
  • Ajouter un degré d’importance, un drapeau de suivi par date, ou personnaliser, le classement à une ou plusieurs catégories
  • Utiliser les options d’envoi : confirmation de lecture, bouton de vote personnalisé, date d’expiration du message, transmettre la réponse à un tiers, différer la livraison
  • Créer des règles et alertes pour classer automatiquement les messages reçus et envoyés
  • Gérer le suivi des messages avec : l’indicateur « Assurer un suivi », le dossier de recherche « Pour un suivi », la Liste des tâches dans le dossier Tâches, la liste des tâches dans la Barre des tâches, la Liste des tâches quotidiennes sous le calendrier
  • Utiliser les dossiers de recherche offerts par défaut
  • Utiliser les dossiers favoris
  • Utiliser la fonction Nettoyage du message, du dossier, de tous les dossiers
  • Utiliser l’affichage : par conversation, du volet de lecture, du volet de navigation, de la barre des tâches
  • Archiver automatiquement et manuellement les dossiers
  • Importer et exporter les données Outlook en différents formats
  • Créer des modèles de messages réutilisables
 
Sujets traités (Partie 3)
Partie 3 : Comment personnaliser Outlook pour répondre à VOS besoins ?
  • Personnaliser l’affichage des messages dans la liste des tâches (barre des tâches et liste des tâches quotidiennes sous le calendrier)
  • Personnaliser l’affichage : par conversation, du volet de lecture, du volet de navigation, de la barre des tâches
  • Créer des actions rapides personnalisées 
  • Créer des catégories pour classer les messages
  • Réduire et développer des groupes de messages
  • Créer des dossiers de recherche personnalisés
  • Personnaliser les paramètres d’affichage avancés
  • Utiliser les filtres pour « ne voir que ce que vous voulez voir quand vous voulez le voir »
  • S’entendre sur des règles d’équipe sur la gestion des messages et la rédaction d’un guide corporatif selon les normes de l’entreprise (déontologie, sécurité, codes…)
 
Soutien personnalisé post-formation
  • Télécoaching par courriel (sans limite de temps) : francois@gamonnet.com
  • Bulletin « Conseils de l’Expert » (gratuit, publié tous les 2 mois). Inscription sur la page d’accueil du site www.gamonnet.com 
  • Accès en ligne aux meilleures pratiques et fiches techniques (mises à jour régulièrement). Voir le menu : Conseils de l’Expert, réservé à nos clients du site web mentionné ci-dessus
Suivis
  • Suivi 1 sur 3 : Conseils de l’expert pour mettre en pratique ce que vous avez appris (une semaine après la formation)
  • Suivi 2 sur 3 : Quelles bonnes pratiques avez-vous adoptées (un mois après la formation) ?
  • Suivi 3 sur 3 : Quelles améliorations opérationnelles avez-vous obtenues (deux mois après la formation)
Logistique
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  • Formations en entreprise formation dans le site www.gamonnet.com 
  • Formations publiques. Voir la section Logistique qui peut être différente selon les programmes de formation
Matériel du participant
  • materielAide-mémoire plastifiés et fiches techniques
  • Manuel pédagogique avec de nombreux conseils pratiques
  • Copie de la présentation PowerPoint au format PDF)
  • Conseils en ligne réservés à nos clients. Voir le menu : Conseils de l'Expert du site web www.gamonnet.com.
Nombre de participants
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  • Stages (ateliers) de formation : 6 à 15 participants
  • Accompagnement personnalisé : 1 à 3 participants
  • Conférences : jusqu'à 250 personnes
Prérequis
prerequis
  • Aucun prérequis
Services-conseils
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  • Programmes sur mesure en entreprise : durée, contenu, études de cas : mises en situation propres au client
  • Accompagnement personnalisé en entreprise
  • Conférences lors de congrès, réunions annuelles
Inscription au bulletin
Conseils de l'Expert
Prochaines formations
publiques

Vous pouvez consulter le nouveau site de l’Institut de Gestion du Temps
En cliquant sur le lien suivant: www.gamonnet.ca