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Gérez vos relations clients avec Outlook

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clientèle visée
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  • Tout professionnel dont la relation téléphonique, la relation écrite (courriers, fax, courriels) ou la relation face à face avec le client est au cœur de sa mission (organisation, prospection, vente, accompagnement)
  • Vendeurs en magasin, commerciaux ou en télétravail, téléservice, Helpdesk
  • Cadres d’équipes de ventes ou de service à la clientèle d’entreprises n’ayant pas d’outils CRM
    (Customer Relation Management)
Objectifs
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  • Améliorer de façon significative l’organisation de ses activités commerciales
  • Adopter les meilleures pratiques des experts en relations clients, ventes  et SAV (service après-vente)
  • Maîtriser les fonctionnalités d’Outlook pour planifier et faire le suivi des communications et visites chez ses clients et prospects
  • Personnaliser Outlook à son profil de fonction, son territoire de ventes, ses pratiques commerciales et à la version d’Outlook utilisée
Exercices individuels et en équipe
  • exercice-ind-equipeDémonstrations structurées par le formateur dans la version Outlook utilisée par les participants
  • Mises en pratique individuelles et en équipe ou Cas pratiques individuelles et en équipe sur de vraies tâches, dossiers clients, objectifs de vente
  • Quelles règles d’équipe établir lors de l’utilisation d’Outlook pour mieux organiser ses activités commerciales et administratives, catégories à utiliser, informations  à entrer et à mettre à jour dans les fiches clients…
Format et durée
  • format-dureeFormations publiques offertes par www.gamonnet.com 
  • Formations en entreprise (chez le client) : un jour (version intensive), deux jours (version approfondie avec plus de travaux pratiques)
  • Conférence : 60 à 90 minutes
  • Langues : français et anglais.
Stratégie de formation
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Préparation
  • Questionnaire d’analyse : profil de la clientèle, types de tâches, imprévus, urgences et besoins prioritaires
  • Dossier de préparation destiné aux participants : autodiagnostic et expression des besoins individuels. (voir l’autodiagnostic en pièce jointe format PDF et les dossiers de préparation)
Apprentissage
  • Stage (atelier) de formation intensif avec exercices pratiques individuels et en équipe
  • Il est suggéré aux participants d'apporter leur ordinateur portable, tablette pour prendre des notes. Facultatif pour certains programmes. Obligatoire pour d’autres
Formateur expert
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  • Ce programme est animé par François Gamonnet, cofondateur de l'Institut de Gestion du Temps Inc. (Canada et France) et IC FORMATION (Canada), ou l'un de nos conseillers seniors, spécialiste du sujet.
  • Vous pouvez consulter son curriculum vitae à la page un dans le menu : À Propos – section : Équipe
Références clients
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  • Canada : voir la liste dans le menu : À Propos – section : Clients Canada
  • France : le menu : À Propos – section : Clients France (dont certains en partenariat avec Eikos-Concepts).
 
Principales formations offertes
programme-formationSérie : Efficacité personnelle et collective
  • Optimisez votre temps avec la Méthode Gamonnet (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Fixez et atteignez 3 types d'objectifs de travail : efficacité, efficience, compétences.
  • Organisez des réunions plus productives et dynamiques (1 jour).
  • Prenez des décisions créatives avec la méthode des 6 chapeaux (Be Bono).
  • Rédigez mieux et plus vite grâce à la méthode de rédaction efficace et Word (1 jour).
  • Gagnez en qualité et en temps grâce à la méthode de rédaction efficace (2 jours).
Série : Être plus efficace avec Outlook
  • Découvrez le potentiel d’Outlook pour gérer son temps, ses projets, courriels, contacts et prises de notes (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Outlook (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Outlook 
    (1 jour).
  • Gérez vos projets avec Outlook (1 jour).
  • Gérez vos relations clients avec Outlook (1 jour).
  • Découvrez le potentiel d'office 365 et Sharepoint.
Série : Être plus efficace avec Notes (IBM)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Notes (IBM)
    (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Notes (IBM)
    (1 jour).
Série : Être plus efficace avec Google Enterprise (Google)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Google Agenda (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Gmail (1 jour).
Série : Être plus efficace avec le Mind Mapping
  • Découvrez le potentiel du Mind Mapping pour générer des idées, structurer et visualiser des informations.
  • Maîtrisez les fonctionnalités du logiciel MindManager et le synchroniser avec Microsoft Office.
Sujets traités (Partie 1)
  • photo-sujet-traiteTrouver le temps de planifier et de s’organiser avec Outlook malgré un volume élevé de travail ou des déplacements fréquents
  • Noter toutes les choses à faire, les informations sur le client et centraliser l’information dans les dossiers Calendrier, Tâches et Contacts
  • Organiser ses journées,  semaines de travail, visites et suivis clients
  • Prioriser ses tâches, rendez-vous, suivis à faire
  • Respecter sa planification malgré les urgences et les imprévus
  • Évaluer le temps : échéances, durées d’exécution, délais à prévoir, date de début (Outlook est excellent pour cela)
  • Réduire les sources de perte de temps au bureau et sur la route
  • Établir et respecter des routines quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, annuelles de ses activités commerciales et administratives
  • Traduire des objectifs à atteindre en plans d’actions, tâches prioritaires et réservations de temps.
  • Se discipliner au quotidien à appliquer les bonnes pratiques et à bien utiliser les dossiers Tâches, Calendrier et Contacts d’Outlook.
Sujets traités (Partie 2)
Partie 2 : Maîtriser les fonctionnalités d’Outlook pour gérer ses activités commerciales et administratives
  • Faire un usage intensif des dossiers Calendrier, Tâches et Contacts
  • Créer des fiches contacts clients à partir de courriels reçus
  • Mettre à jour les fiches contacts clients à partir de mails reçus de ces derniers
  • Classer les contacts et les produits ou services en différentes catégories : clients potentiels, clients actifs, clients inactifs,  produits ou services achetés par le client, par année…
  • Partager les contacts clients entre les membres de l’équipe
  • Planifier ses appels, rendez-vous, suivis clients à l’aide du calendrier et des fiches contacts
  • Créer des routines de planification-bilans d’activités quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles dans les dossiers Calendrier et Tâches
  • Gérer les conflits d’horaire dans le calendrier
  • Créer des listes de distribution de ses contacts
  • Créer des actions rapides pour l’envoi et le classement de messages commerciaux répétitifs : sollicitation, promotion spéciale,  suivi commercial, remerciements…
  • Déléguer des tâches aux membres de son équipe et faire un suivi régulier des tâches affectées ou actions commerciales (gestionnaire)
  • Visualiser les objectifs commerciaux annuels, trimestriels, mensuels dans son calendrier
Sujets traités (Partie 3)
Partie 3 : Comment personnaliser Outlook pour répondre à VOS besoins ?
  • Personnalisation avancée des affichages des dossiers Tâches, Calendrier et Contacts
  • Utilisation des filtres pour « ne voir que ce que vous voulez voir quand vous voulez le voir »
  • Personnalisation des affichages de la Liste des tâches, Barre des tâches et Liste des tâches quotidiennes des activités commerciales et administratives
  • Définitiondes affichages sur mesure (ex. : fiche contact avec des champs spécifiques à votre entreprise)
  • Création de rapports prévisionnels et réels d’activités commerciales, de rapports de temps individuels, par équipe, par territoire, par produit-service… Et export vers MS Excel ou MS Access
Soutien personnalisé post-formation
  • Télécoaching par courriel (sans limite de temps) : francois@gamonnet.com
  • Bulletin « Conseils de l'Expert »  (gratuit, publié tous les 2 mois). Inscription sur la page d’accueil du site www.gamonnet.com
  • Accès en ligne aux meilleures pratiques et fiches techniques Outlook (mises à jour régulièrement). Voir le menu : Conseils de l’Expert, réservé à nos clients du site web mentionné ci-dessus.
Suivis
  • Suivi 1 sur 3 : Conseils de l’expert pour mettre en pratique ce que vous avez appris (une semaine après la formation)
  • Suivi 2 sur 3 : Quelles bonnes pratiques avez-vous adoptées (un mois après la formation) ?
  • Suivi 3 sur 3 : Quelles améliorations opérationnelles avez-vous obtenues (deux mois après la formation)
Logistique
Logistique F.Gamonnet.com
  • Formations en entreprise (chez le client). Voir la section Logistique qui peut être différente selon les programmes de formation dans le site www.gamonnet.com 
  • Formations publiques. Voir la section Logistique qui peut être différente selon les programmes de formation
Prérequis
prerequis
  • Aucun prérequis
Matériel du participant
  • materielAide-mémoire plastifiés et fiches techniques
  • Manuel pédagogique avec de nombreux conseils pratiques
  • Copie de la présentation PowerPoint au format PDF)
  • Conseils en ligne réservés à nos clients. Voir le menu : Conseils de l'Expert du site web www.gamonnet.com.
Nombre de participants
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  • Stages (ateliers) de formation : 6 à 15 participants
  • Accompagnement  personnalisé : 1 à 3 participants
  • Conférences : jusqu'à 250 personnes
Services-conseils
service-conseils
  • Programmes sur mesure en entreprise : durée, contenu, études de cas : mises en situation propres au client
  • Accompagnement personnalisé en entreprise
  • Conférences lors de congrès, réunions annuelles
Garantie de satisfaction
garantie
  • Si l'évaluation des participants est inférieure à 80 %, un suivi personnalisé et une action corrective seront proposés au client
Inscription au bulletin
Conseils de l'Expert
Prochaines formations
publiques

Vous pouvez consulter le nouveau site de l’Institut de Gestion du Temps
En cliquant sur le lien suivant: www.gamonnet.ca