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Gérez votre temps, vos tâches et vos priorités avec Outlook

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Clientèle visée
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  • Les personnes très occupées et ayant l'impression ou le sentiment de manquer de temps
  • Les individus motivés à exploiter le potentiel d’Outlook pour être plus efficaces dans leur travail
  • Les personnes qui doivent coordonner de nombreuses tâches, priorités, dossiers, réunions, rendez-vous, suivis avec Outlook
Objectifs
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  • Améliorer de façon significative la planification de ses tâches, priorités, réunions, rendez-vous, suivis
  • Adopter les meilleures pratiques des experts internationaux en gestion du temps et des priorités
  • Maîtriser les fonctionnalités d’Outlook pour gérer un calendrier chargé, un volume important de tâches et de suivis à faire
  • Personnaliser Outlook à son profil de poste, sa personnalité, son équipe et ceux avec qui on doit travailler au quotidien (autres services, clients, fournisseurs…)
  • Se discipliner au quotidien à appliquer les bonnes pratiques et à bien utiliser les dossiers Tâches et Calendrier d’Outlook.
Exercices individuels et en équipe
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  • Démonstrations structurées par le formateur dans la version Outlook utilisée par les participants
  • Mises en pratique individuelles et en équipe
  • Quelles règles d’équipe établir dans l’utilisation de la messagerie d’Outlook
 
Format et durée
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  • Formations publiques www.gamonnet.com
  • Formations en entreprise (chez le client) : un jour (version intensive), deux jours (version approfondie avec plus de travaux pratiques)
  • Conférence : 60 à 90 minutes
  • Langues: français et anglais
 
Stratégie de formation
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Préparation
  • Questionnaire d’analyse : profil de la clientèle, types de tâches, imprévus, urgences et besoins prioritaires
  • Dossier de préparation destiné aux participants : autodiagnostic et expression des besoins individuels (voir l’autodiagnostic en pièce jointe format PDF et les dossiers de préparation)
Apprentissage
  • Stage (atelier) de formation intensif avec exercices pratiques individuels et en équipe
  • Il est suggéré aux participants d'apporter leur ordinateur portable (avec Outlook, Lotus Notes), tablette pour prendre des notes. Facultatif pour certains programmes. Obligatoire pour d’autres
Formateur expert
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  • Ce programme est animé par François Gamonnet, cofondateur de l'Institut de Gestion du Temps Inc. (Canada et France) et IC FORMATION (Canada), ou l’un de nos conseillers seniors, spécialiste du sujet
  • Vous pouvez consulter son curriculum vitae dans le menu : À Propos – section : Équipe
Références clients
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  • Canada : voir la liste dans le menu : À Propos – section : Clients Canada
  • France : le menu : À Propos – section : Clients France (dont certains en partenariat avec Eikos-Concepts)
Principales formations offertes
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  • Optimisez votre temps avec la Méthode Gamonnet (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Fixez et atteignez 3 types d'objectifs de travail : efficacité, efficience, compétences.
  • Organisez des réunions plus productives et dynamiques (1 jour).
  • Prenez des décisions créatives avec la méthode des 6 chapeaux (Be Bono).
  • Rédigez mieux et plus vite grâce à la méthode de rédaction efficace et Word (1 jour).
  • Gagnez en qualité et en temps grâce à la méthode de rédaction efficace (2 jours).
Série : Être plus efficace avec Outlook
  • Découvrez le potentiel d’Outlook pour gérer son temps, ses projets, courriels, contacts et prises de notes (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Outlook (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Outlook 
    (1 jour).
  • Gérez vos projets avec Outlook (1 jour).
  • Gérez vos relations clients avec Outlook (1 jour).
  • Découvrez le potentiel d'office 365 et Sharepoint.
Série : Être plus efficace avec Notes (IBM)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Notes (IBM)
    (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Notes (IBM)
    (1 jour).
Série : Être plus efficace avec Google Enterprise (Google)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Google Agenda (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Gmail (1 jour).
Série : Être plus efficace avec le Mind Mapping
  • Découvrez le potentiel du Mind Mapping pour générer des idées, structurer et visualiser des informations.
  • Maîtrisez les fonctionnalités du logiciel MindManager et le synchroniser avec Microsoft Office.
Sujets traités (Partie 1)
Partie 1 – Adopter les meilleures pratiques de gestion du temps et des priorités. Comment :
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  • Trouver le temps de planifier et de s’organiser avec Outlook malgré un volume élevé de travail
  • Noter ce vous devez faire et centraliser l’information dans les dossiers Calendrier et Tâches
  • Prioriser les urgences quand tout semble urgent
  • Évaluer le degré d’importance (Haut, Normal, Faible) des différentes demandes, tâches, projets
  • Respecter sa planification malgré les urgences et les imprévus
  • Évaluer le temps : échéances, durées d’exécution, délais à prévoir, date de début (Outlook est excellent pour cela)
  • Réduire les sources de dérangement
  • Déléguer et faire des suivis de tâches réalisées par d’autres personnes
Sujets traités (Partie 2)
Partie 2 : Maîtriser les fonctionnalités d’Outlook pour gérer son temps et ses tâches
  • Usage intensif du dossier Tâches et Calendrier : différences entre Tâches, Liste des tâches, Barre des tâches, Liste des tâches quotidiennes
  • Entrer les tâches en utilisant les champs les plus utiles : Objet, Début, Échéance, Priorité
  • Noter les sous-tâches dans la section Notes et insérer des éléments d’Outlook pour documenter la tâche
  • Traduire des demandes par courriel en Tâches ou les traiter via la Liste des tâches
  • Créer des routines de planification et bilan de ses journées, semaines et mois dans les dossiers Calendrier et Tâches
  • Visualiser sa charge de travail prévisionnelle et réelle dans son calendrier
  • Classer ses tâches par période, priorité, projet, type de tâche, responsable, demandeur en utilisant les catégories et les couleurs
  • Assigner des tâches à une ou plusieurs personnes en utilisant la fonction « Affecter une tâche »
  • Faire le suivi de tâches exécutées par des collègues ou des personnes externes
  • Créer des groupes de calendrier et partager les calendriers (sur plusieurs fuseaux, si besoin)
  • Planifier, organiser, faire le suivi des réunions et gérer les conflits d’horaire via le calendrier
  • Utiliser les dossiers Calendrier et Tâches comme un journal de temps
 
Sujets traités (Partie 3)
Partie 3 : Comment personnaliser Outlook pour répondre à VOS besoins ?
  • Personnalisation avancée des affichages des dossiers Tâches, Calendrier
  • Personnaliser Outlook Aujourd'hui
  • Utilisation de filtres pour « ne voir que ce que vous voulez voir quand vous voulez le voir »
  • Personnaliser les affichages de la Liste des tâches, la Barre des tâches et la Liste des tâches quotidiennes
  • Définir de nouveaux affichages sur mesure (ex. : voir les tâches dans un affichage calendrier ou Gantt)
  • Générer des rapports de temps prévisionnels et réels. Les exporter dans MS Excel ou MS Access
 
Suivis
  • Suivi 1 sur 3 : Conseils de l’expert pour mettre en pratique ce que vous avez appris (une semaine après la formation)
  • Suivi 2 sur 3 : Quelles bonnes pratiques avez-vous adoptées (un mois après la formation) ?
  • Suivi 3 sur 3 : Quelles améliorations opérationnelles avez-vous obtenues (deux mois après la formation)
Soutien personnalisé post-formation
  • Télécoaching par courriel (sans limite de temps) : francois@gamonnet.com
  • Bulletin « Conseils de l’Expert » (gratuit, publié tous les 2 mois). Inscription sur la page d’accueil du site www.gamonnet.com
  • Accès en ligne aux meilleures pratiques et fiches techniques (mises à jour régulièrement). Voir le menu : Conseils de l’Expert, réservé à nos clients du site web mentionné ci-dessus
Logistique
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  • Formations en entreprise (chez le client). Voir la section Logistique qui peut être différente selon les programmes de formation dans le site www.gamonnet.com 
  • Formations publiques. Voir la section Logistique qui peut être différente selon les programmes de formation
Matériel du participant
  • materielAide-mémoire plastifiés et fiches techniques
  • Manuel pédagogique avec de nombreux conseils pratiques
  • Copie de la présentation PowerPoint au format PDF)
  • Conseils en ligne réservés à nos clients. Voir le menu : Conseils de l'Expert du site web www.gamonnet.com.
Nombre de participants
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  • Stages (ateliers) de formation : 6 à 15 participants
  • Accompagnement  personnalisé : 1 à 3 participants
  • Conférences : jusqu'à 250 pers
Prérequis
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  • Aucun prérequis
Services-conseils
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  • Programmes sur mesure en entreprise : durée, contenu, études de cas : mises en situation propres au client
  • Accompagnement personnalisé en entreprise
  • Conférences lors de congrès, réunions annuelles
Garantie de satisfaction
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  • Si l'évaluation des participants est inférieure à 80 %, un suivi personnalisé et une action corrective seront proposés au client
Inscription au bulletin
Conseils de l'Expert
Prochaines formations
publiques

Vous pouvez consulter le nouveau site de l’Institut de Gestion du Temps
En cliquant sur le lien suivant: www.gamonnet.ca