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Bulletin 19 - Faites le bilan de votre gestion du temps

Utilisez les fonctionnalités du calendrier Outlook (Microsoft), Lotus Notes (IBM), Google Agenda (Google), ou GroupWise (Novell) pour faire un bilan visuel, détaillé et en couleur de votre temps quotidien, hebdomadaire, mensuel, annuel. 

Les trucs sont illustrés avec le calendrier d’Outlook. Certains peuvent ne pas s’appliquer avec les autres logiciels.

Choisissez les périodes pour lesquelles il est le plus utile pour vous de faire un bilan de votre temps : journée, semaine, mois, année.

  • Planifiez le bilan dans le calendrier avec la périodicité correspondante :
    image-bilan-journee
  • Choisissez la plage horaire et journée suivante :

    Quotidien : fin de journée : Ex. 18 h 00 (utile).
    Hebdomadaire : dernier jour de la semaine de travail (très utile).
    Mensuel : dernier jour de travail,  ou le dernier jour du mois écoulé (si utile).
    Annuel : dernier jour de travail, ou de l’année (si utile).
    image-calendrier
    image-calendrier-2
  • Créez les catégories correspondantes aux différents types d’activités et leur attribuer une couleur dans le calendrier
    image-categorie-couleurs
  • Créez les deux catégories : Imprévus-urgences-problèmes (rouge) et Suivis-à confirmer (orange) 
    image-urgence-imprevus
    image-tache-suivi
  • Ajustez le temps réel consacré aux différentes activités par demi-heure, (valeur par défaut dans Outlook), par heure ou blocs d’heures pour visualiser votre vraie charge de travail.
  • Posez-vous les questions suivantes :
                 Quels moyens adopter pour réduire la durée d’exécution, la fréquence de certaines tâches ?
                 Quelles tâches ou activités nécessiteraient une meilleure planification et ( ou ) suivi  ?
                 Lesquelles mériteraient une plus grande attention, de leur consacrer plus de temps ?
                 Quelles sont les sources (et causes), des principaux imprévus et urgences récurrents ?
                 Quelles mesures adopter pour qu’ils se produisent moins souvent ?
                 Avec qui faudrait-il faire une mise au point pour mieux travailler ensemble ?
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