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Bulletin 2 - Planifier l'exécution et le suivi des tâches

Planifier et faire le suivi de la réalisation d'un objectif ou d'un projet avec Outlook. Économisez temps et efforts. Vous serez épaté(e) !

  1. Créez une catégorie portant le nom de l'objectif ou du projet et associer les différentes tâches à cette catégorie.
  2. Pour chaque tâche, indiquez la date de début et d'échéance afin de pouvoir les classer par date de début ou d'échéance.
  3. Affichez les tâches par catégorie (donc par Projet) en personnalisant l'affichage par catégorie_Personnaliser l'affichage en cours, Regrouper par Catégorie, Trier par date de début ascendant. Toutes les tâches d'un même projet seront classées par chronologie de réalisation.
  4. Pour ne voir que les tâches actives des projets, Personnaliser l'affichage par Catégorie, ajouter un Filtre, Options avancées, Champ % achevé différent de 100.
  5. Vous pouvez visualiser les tâches sous forme de Gantt avec l'Affichage chronologique (c'est dommage qu'on ne puisse l'imprimer, sinon avec la fonction impression d'écran ou avec un utilitaire comme SnagIt).
  6. Vous pouvez activer un filtre : autre choix : par catégorie pour ne voir que le plan Gantt du projet.
  7. Pour visualiser les périodes de réalisation d'un objectif ou d'un projet, glissez une tâche portant le nom du projet ou les principales étapes du projet dans le calendrier sous forme d'évènement.. Indiquer un statut de disponibilité Libre pour les autres ne pensent pas que vous êtes occupé pendant toute la durée du projet. Vous pouvez aussi associer une couleur au projet (2003) et associer automatiquement la catégorie avec un grand choix de couleurs (2007-2010).
  8. Notez dans le calendrier  les dates buttoir du projet à respecter impérativement avec un rappel, si nécessaire.
  9. Déléguez certaines tâches du projet en utilisant la fonction Affecter une tâche. Décider si vous voulez garder la tâche dans la liste de vos tâches (même si vous n'en serez plus propriétaire) et si vous voulez recevoir automatiquement un rapport d'avancement.
  10. Utilisez le champ Notes pour documenter la réalisation du projet.
  11. Visualisez le % de progression du projet avec la fonction % achevé : 25, 50, 75, 100 %
  12. Demandez ou envoyez un rapport d'état d'avancement du projet avec la fonction Envoyer le rapport d'état.
  13. Si vous devez faire de nombreux suivis, ajoutez un drapeau de suivi à vos courriels et tâches (2007-2010); ajoutez un rappel au besoin; personnalisez le drapeau de suivi en indiquant date de début et date d'échéance et les suivis seront intégrés dans la Liste des tâches, la Barre des tâches et la Liste des tâches quotidiennes sous le calendrier (2007-2010).
  14. Pour faire une suivi de l'avancement du projet et de tâches déléguées, personnalisez l'affichage en cours (par Catégorie) en ajoutant le champ Propriétaire.
  15. Si vous gérer de nombreux projets, je suggère de créer une nouvelle boite aux lettres Projets avec des droits délégués aux membres de l'équipe de projet. Ainsi toutes les tâches et le calendrier de réalisation des projets sera centralisé et accessible en tout temps aux membre de l'équipe pour tenir les données à jour.
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